Di cosa tratta il decreto?

Il decreto – art. 1 – fornisce una serie di definizioni – allegato 1 – e descrive alcuni formati di documenti utilizzabili – allegato 2 -. Nell’allegato 3 riporta una serie di standard tecnici per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici. Nell’allegato 4 e 5 riporta rispettivamente le specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione e dei metadati.

Inoltre – art. 2 – il DPCM detta le regole tecniche per i documenti informatici, per i documenti amministrativi informatici e per il fascicolo informatico.

Quali le principali novità e gli aspetti salienti

Vale la pena di sottolineare una interessante novità riportata al comma 2 dell’art. 10 – Copie su supporto informatico di documenti amministrativi analogici – laddove si dice che “L’attestazione di conformita’ di cui al comma 1, anche nel caso di uno o piu’ documenti amministrativi informatici, effettuata per raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia, puo’ essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia. Il documento informatico prodotto e’ sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata del funzionario delegato.”

Tale enunciate sembra aprire la strada ad una modalità di attestazione della conformità che si basa su una certificazione di processo piuttosto che su una verifica sistematica attuata documento analogico per documento analogico, con ovvie ricadute di migliore efficienza e gestibili del processo.

L’ art. 12 – Misure di sicurezza – afferma che “Il responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, il coordinatore della gestione documentale predispone, in accordo con il responsabile della sicurezza e il responsabile del sistema di conservazione, il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti, nell’ambito del piano generale della sicurezza ed in coerenza con quanto previsto in materia dagli articoli 50-bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida emanate dall’Agenzia per l’Italia digitale. Le suddette misure sono indicate nel manuale di gestione.”

Ribadendo in questo modo l’obbligatorietà delle misure di Business Continuity e Disaster Recovery dovute in base agli articoli 50-bis e 51 del CAD.

All’ art. 14 – Formazione dei registri e repertori informatici – comma 2, si afferma che “Le pubbliche amministrazioni gestiscono registri particolari informatici, espressamente previsti da norme o regolamenti interni, generati dal concorso di piu’ aree organizzative omogenee con le modalita’ previste ed espressamente descritte nel manuale di gestione, individuando un’area organizzativa omogenea responsabile.”

Ciò sembra autorizzare le pubbliche amministrazioni a gestire registri informatici particolari che danno titolo a modellare flussi informatici che abbiano gestioni particolari rispetto all’ordinario flusso di protocollazione che caratterizza lo scambio di documenti al confine delle PA.

Tempi di attuazione ed adeguamento dei sistemi

All’art. 17 si precisa che “Il presente decreto entra in vigore decorsi trenta giorni dalla data della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana – NOTA BENE: il DPCM è stato pubblicato in GU il 12/01/2015 -. Le pubbliche amministrazioni adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro e non oltre diciotto mesi dall’entrata in vigore del presente decreto. Fino al completamento di tale processo possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si applicano le presenti regole tecniche. Il presente decreto e’ inviato ai competenti organi di controllo e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.”

NOTA BENE: quanto riportato nel presente articolo è un estratto da norme vigenti e non garantisce la completezza che solo il testo originale può garantire. Le considerazioni dell’autore devono essere considerate alla stregua di opinioni personali e quindi, prima di ogni possibile utilizzo, devono essere confrontate con altre fonti autorevoli e fede facenti. Verificare sempre i testi completi e originali delle norme citate ricorrendo alle fonti ufficiali tenendo conto di ogni possibile modifica o integrazione intervenuta successivamente alla redazione del presente articolo.

PG.

Il testo vigente del CAD è reperibile sul sito di AGID.